Als documenten ergens veilig worden opgeslagen en er verder niets mee gebeurd, loop je eigenlijk alleen risico’s voor hacks of andere kwaadwillendheid. Maar als je voor een organisatie werkt, ben je niet alleen documenten aan het opslaan. De kans is groot dat je ze regelmatig deelt. Intern, om inzicht te verschaffen in afspraken en verplichtingen, samen te werken en risico’s te beheren. En extern, om toezichthouders of auditors van informatie te voorzien en om samenwerkingen aan te gaan. Bij het delen van documenten zijn de veiligheidsrisico’s vele malen groter door kans op menselijke fouten en je afhankelijkheid van de beveiliging van de ontvanger.
Pakta biedt een robuuste oplossing voor het opslaan én delen van documenten. In deze blog bespreken we hoe je documenten die in Pakta zijn opgeslagen, efficiënt kunt versturen.
Intern
Het intern delen van documenten binnen je organisatie is eenvoudig en veilig met Pakta. Hier zijn enkele stappen en tips om dit proces soepel te laten verlopen:
Toegangsrechten: Zorg ervoor dat de juiste medewerkers toegang hebben tot de benodigde documenten. Dit kan door specifieke rechten toe te wijzen aan documenten, gebruikers of groepen.
Versiebeheer: Maak gebruik van versiebeheer om bij te houden wie wijzigingen aanbrengt en om eerdere versies van documenten te kunnen herstellen indien nodig. Dit zorgt voor transparantie en controle.
Samenwerkingstools: Gebruik de ingebouwde samenwerkingstools van Pakta, zoals opmerkingen en meldingen, om effectief samen te werken aan documenten. Dit maakt het mogelijk om feedback te geven en wijzigingen te bespreken zonder het document te verlaten.
Integratie met Microsoft Teams: Voor een naadloze samenwerking kun je Pakta integreren met Microsoft Teams. Dit stelt medewerkers in staat om direct vanuit Teams toegang te krijgen tot documenten.
Extern
Het extern delen van documenten vereist extra aandacht voor beveiliging en naleving van wet- en regelgeving. Hieronder enkele best practices:
Beveiligde Links: Gebruik beveiligde links om documenten te delen met externe partijen. Pakta biedt de mogelijkheid om links te voorzien van wachtwoorden en vervaldatums, wat een extra beveiligingslaag toevoegt.
Gasttoegang: Voor langdurige samenwerkingen kun je externe partners gasttoegang geven tot specifieke Pakta-sites of Pakta-bibliotheken. Dit stelt hen in staat om toegang te krijgen tot enkel de benodigde documenten.
Gegevensversleuteling: Pakta biedt ingebouwde versleuteling om de gegevens te beschermen.
Auditlogs: Houd bij wie toegang heeft gehad tot de gedeelde documenten en welke acties zij hebben ondernomen. Dit kan helpen bij het opsporen van ongeautoriseerde toegang en het naleven van compliance-eisen.
Conclusie
Het versturen van documenten die in Pakta worden bewaard, kan zowel intern als extern efficiënt en veilig worden uitgevoerd met de juiste aanpak. Door gebruik te maken van de uitgebreide functionaliteiten van Pakta, zoals toegangsbeheer, versiebeheer, en beveiligde links, kun je ervoor zorgen dat je documenten altijd op de juiste plek terechtkomen en goed beschermd zijn. Of je nu samenwerkt met interne medewerkers of externe partners, Pakta biedt de tools die je nodig hebt om documenten effectief te beheren en te delen.